Googleフォームで当番の希望日を集める手順を、質問の作り方から集計シートの整え方まで解説します。無料で始められる反面、割り当てまでは自動化できない点も説明します。
Googleフォームが向いている理由
当番の希望集めでいちばん時間を食うのは、集計です。LINEや紙で集めると、返ってきた内容を一つずつ表に書き写すことになります。Googleフォームは、この書き写しがゼロになります。
- 回答が自動でスプレッドシートに並ぶ
- 回答する側はURLを開くだけ。アカウント登録もアプリも不要
- 無料で使える
一方で、集めたあとの「誰をどの日に入れるか」は自動化されません。ここは手作業になります。フォームの役割は集計までを終わらせることだと考えてください。
フォームを新規作成する
タイトルは対象月と当番名を必ず入れます（例：「10月の朝練習当番 希望調査」）。毎月使い回すとき、どの月のフォームか分からなくなるのを防げます。
説明欄には、集合場所や締切など、回答時に判断材料になる情報を書いておきます。
名前の質問を作る
1問目は名前です。記述式ではなくプルダウンにして、メンバー名を選択肢として登録してください。
プルダウンにする理由
記述式にすると「佐藤」「佐藤美咲」「さとう」のように表記がばらつき、集計時に名寄せが必要になります。プルダウンなら表記が固定され、未回答者の突き合わせもそのままできます。
この質問は「必須」にしておきます。
日程ごとの質問を作る
日程1件につき1問を作ります。質問文は日付・曜日・時間まで入れてください。
質問：10/3（土）6:30〜8:00 朝練習
形式：ラジオボタン（単一選択・必須）
選択肢：⚪︎ 対応可能 ／ △ 条件付き ／ × 対応不可
△を必ず入れてください。○×の2択にすると「行けなくはないが避けたい」人が×を選び、候補が足りなくなります。
最後に自由記述の質問を1つ（「ご要望・条件があればご記入ください」）を任意で追加しておくと、「8時までなら可」といった条件を拾えます。
日程が10件を超えると回答者の負担が増えます。その場合はセクションを月の前半・後半で分けると、スクロールが短くなり離脱が減ります。
回答を表で受け取る
「回答」タブ > スプレッドシートのアイコンから、回答用のスプレッドシートを作成します。以降、回答は自動でこのシートに追記されます。
設定で確認しておきたい項目は次の3つです。
- メールアドレスを収集する…オフでかまいません（名前で識別するため）
- 回答を1回に制限する…オフにします。オンだとGoogleアカウントのログインが必要になります
- 送信後に編集…オンにしておくと、回答者が自分で修正できます
集計シートの整え方
回答シートは「1行＝1人の回答」で縦に伸びていきます。このままだと日程ごとの状況が見えないので、別シートに集計表を作ります。
日程ごとの ⚪︎ の人数を数える
日程名を縦に並べ、その隣で該当列の「⚪︎ 対応可能」を数えます。
=COUNTIF('フォームの回答 1'!C:C, "⚪︎ 対応可能")
この数字が必要人数を下回っている日程が、調整が必要な日です。先にここを潰すと、割り振りが一気に楽になります。
未回答者を洗い出す
メンバー名簿を縦に並べ、回答シートに名前があるかを数えます。
=IF(COUNTIF('フォームの回答 1'!B:B, A2)=0, "未回答", "回答済み")
催促は、この「未回答」の人にだけ個別に送るのが効率的です。
運用のコツ
- フォームは複製して使い回す…毎月ゼロから作らず、前月のフォームを複製して日程だけ差し替えます。
- URLは短縮せずそのまま配る…短縮URLは不審に思われて開かれないことがあります。LINEで配る場合はそのままで十分です。
- 締切を過ぎたら受付を閉じる…「回答を受付中」をオフにすると、締切後の回答で混乱するのを防げます。
- 回答状況をときどき共有する…「現在12名中8名から回答をいただいています」と伝えると、残りの方が動きやすくなります。
ここから先は自動化されない
Googleフォームで終わるのは「集める」までです。次の作業は手元に残ります。
- 回数と間隔を見ながら、誰をどの日に入れるかを決める
- 過去の当番実績を別に管理し、突き合わせる
- 決まった当番表を作って配る
- 交代が出たら作り直して配り直す
メンバーが10名前後までなら、この手作業は現実的な範囲に収まります。それを超える、あるいは毎月続けるのがつらくなってきたら、割り振りまで含めて扱える当番調整ツールを検討する段階です。
ツールの選び方はシフト管理アプリと当番調整ツールの違い、全体の進め方は当番表を簡単に作る方法をご覧ください。
よくある質問
- Googleフォームは無料で使えますか？
- Googleアカウントがあれば無料で使えます。回答数の上限も実質的にありません。回答する側にGoogleアカウントは不要です。
- メンバーがGoogleアカウントを持っていなくても回答できますか？
- 回答できます。フォームの設定で「メールアドレスを収集する」「回答を1回に制限する」をオフにしておけば、URLを開くだけで回答できます。
- 誰が未回答かを知るにはどうすればよいですか？
- 名前をプルダウンにしておき、集計シートで名簿と突き合わせます。COUNTIFで回答済みの人に印を付けると、未回答者が一目で分かります。
- 回答を後から修正してもらえますか？
- 設定で「送信後に編集」を有効にすると、回答者は自分の回答を修正できます。ただし編集用URLを本人が保存している必要があるため、再回答してもらい新しいほうを採用する運用のほうが確実です。