tohbanは、メンバーの希望を集めて当番を割り振る団体向けのツールです。向いている使い方と、正直に向いていない使い方の両方を、判断できる材料として書きました。
tohbanは何をするツールか
tohbanは、メンバーの希望を集めて、当番を割り振り、決まった表を共有するまでを1か所で行うツールです。当番表そのものを作る機能というより、その前後にある「集める」「割り振る」「配り直す」の手間を減らすことを目的にしています。
| できること | できないこと |
|---|---|
|
・日程と必要人数の登録 ・URLでの希望調査（ログイン不要） ・実績をもとにした自動割り当て ・手動での入れ替え ・当番表の公開（表・カレンダー） ・メンバーごとの回数・時間の集計 |
・打刻、勤怠管理 ・給与計算との連携 ・1日の中を時間帯で細かく分けた配置 ・チャット、掲示板 ・会費・集金の管理 |
この記事では、どんな団体に向いていて、どんな団体には向いていないかを正直に書きます。導入してから合わないと分かるのは、お互いにとって損だからです。
向いている団体
1. 参加者にアカウントを作らせたくない団体
保護者や地域の方に「アプリを入れて登録してください」とお願いするのは、実際にはかなりの負担です。tohbanでは、回答する側はURLを開いて名前を選び、⚪︎ △ × を押すだけです。ログインもインストールも要りません。
スポーツ少年団、PTA、自治会、ボランティア団体など、参加者の年齢層や端末環境がばらばらな団体に向いています。
2. 公平さを説明する必要がある団体
「なぜ自分がこの日なのか」を説明できないと、当番は不満の種になります。tohbanは合計時間・直近の当番日・前日の当番の有無を見て割り振り、メンバーごとの回数と時間を一覧で確認できます。詳しい考え方は当番を公平に決める方法をご覧ください。
3. 担当者が毎年変わる団体
役員が持ち回りの団体では、引き継ぎのたびに仕組みがリセットされがちです。データがツール側に残るため、アカウントを引き継げば、過去の実績も決め方もそのまま次の代へ渡せます。前月分を複製して日付だけ変える運用もできます。
4. 変更が頻繁に起きる団体
雨天中止や日程変更が多い団体では、当番表を作り直して配り直す手間が積み重なります。当番表はURLで共有するため、更新すればメンバーが見るものも最新になります。
5. メンバーが10名以上いる団体
目安として、メンバー10名以上または当番日が月5日以上になると、手作業での割り振りが急に大変になります。この規模から効果が出ます。
向いていない団体
1. 給与が発生する職場のシフト管理
労働時間の上限管理、休憩の記録、打刻、給与計算との連携は対応していません。飲食店・小売・介護施設などのシフト作成は、シフト管理アプリを選んでください。違いはこちらの記事にまとめています。
2. 1日の中を時間帯で細かく割る必要がある場合
「9〜13時はAさん、13〜17時はBさん」のように、同じ日を時間帯で分けて配置する運用には向いていません。1日1件の日程として扱うため、時間帯ごとに分けたい場合は日程を分けて登録する必要があり、煩雑になります。
3. メンバーが5名以下の場合
数人であれば、口頭やLINEで決めたほうが早いのが正直なところです。ツールを挟むことで、かえって手数が増えることがあります。
4. 希望を集めずに決めている場合
「順番に機械的に回す」「くじ引きで決める」運用で問題が起きていないのであれば、導入する理由はありません。tohbanの中心は希望を集める部分なので、そこが不要なら効果が限定的です。
5. 資格や役割の組み合わせが複雑な場合
「有資格者を必ず1名入れる」「初心者と経験者を組ませる」といった条件は、グループ機能（有料プラン）である程度は表現できますが、複雑な条件をすべて満たす配置は苦手です。
導入前のチェックリスト
次の項目に3つ以上当てはまるなら、試してみる価値があります。
- 希望を集めるのに、LINEや紙で個別にやり取りしている
- 集まった回答を、自分で表に書き写している
- 「なぜ自分がこの日なのか」と聞かれたことがある
- 当番表を配ったあと、交代のたびに作り直している
- メンバーが10名以上いる
- 来年の担当者に引き継げる形になっていない
まず1か月分だけ試す
いきなり年間の運用を移す必要はありません。1か月分の当番表を作ってみて、希望を集めるところまで試すのが確実です。合わなければ、それまでの方法に戻すだけです。手順は使い方・マニュアルにまとめています。
無料プランでどこまでできるか
費用をかけずに試せる範囲は次のとおりです。
| 項目 | 無料プラン |
|---|---|
| メンバー登録 | 15名まで |
| スケジュール作成 | 制限なし |
| 希望の受付 | 制限なし |
| 自動割り当て | 1スケジュールにつき1回 |
| 手動での調整 | 制限なし |
| 当番表の公開 | 制限なし |
| グループ分け | 有料プランのみ |
| メンバーへの通知 | 有料プランのみ（管理者への通知は無料） |
つまり、15名以下の団体であれば、希望を集めて当番表を公開するまでの流れをひととおり無料で試せます。自動割り当ての結果は手動でいくらでも直せるので、1回の制限が実務上の障害になることはあまりありません。
よくある質問
- メンバーもアカウント登録が必要ですか？
- 必要ありません。ログインするのは当番表をまとめる方だけで、メンバーは配られたURLを開いて回答します。アプリのインストールも不要です。
- 無料プランだけで運用できますか？
- メンバー15名までであれば、希望を集めて当番表を公開するまでの流れを無料で行えます。自動割り当ては1つのスケジュールにつき1回までという制限があります。
- 飲食店のシフト作成には使えますか？
- 1日単位で担当を決める使い方なら可能ですが、時間帯を細かく分けた配置や、労働時間の集計・給与計算との連携には対応していません。その用途はシフト管理アプリが適しています。
- 個人情報はどこまで登録が必要ですか？
- 必須なのはメンバーの名前だけです。メールアドレスは任意で、登録しなくても運用できます。